「バックオフィスのDXは後回し」
そう考えている企業は少なくありません。しかし、経理・人事・総務といったバックオフィス部門こそ、DXの効果が出やすい領域です。
本記事では、バックオフィスDXの具体的な進め方を解説します。
なぜバックオフィスDXが重要か
定型業務が多い
バックオフィスには、毎月・毎年繰り返す定型業務が多くあります。これらはシステム化・自動化との相性が抜群です。
全社に影響する
経費精算、勤怠管理、給与計算など、バックオフィス業務は全社員に関わります。ここが効率化されると、全社的な効果が生まれます。
コスト削減効果が測りやすい
作業時間の削減、紙の削減、ミスの削減など、効果を数値化しやすいのも特徴です。
でも、今のやり方で回っているし、変える必要があるのかな…
「回っている」と「効率的」は違います。毎月の請求書処理に何時間かかっていますか？その時間を他の業務に使えたら、もっと価値のある仕事ができるはずです。
経理部門のDX
請求書処理の電子化
紙の請求書をスキャンして手入力する作業は、非効率の代表例です。
改善方法：
- 電子請求書の受け取りを取引先にお願いする
- OCR（文字認識）で自動入力する
- クラウド会計ソフトと連携する
経費精算のシステム化
紙の申請書、領収書の糊付け、上長の押印…。これらすべてがシステム化できます。
| 従来の方法 | DX後 |
|---|---|
| 紙の申請書記入 | スマホで入力 |
| 領収書を台紙に貼付 | スマホで撮影 |
| 上長に押印をもらう | システム上で承認 |
| 経理が手入力 | 自動で会計ソフト連携 |
月次決算の早期化
データが自動連携されれば、月次決算のスピードが大幅に上がります。
ある企業では、月次決算が10日かかっていたのが3日で完了するようになりました。
人事部門のDX
勤怠管理のクラウド化
タイムカードや紙の出勤簿からクラウド勤怠管理システムへ移行します。
メリット：
- 集計作業が自動化される
- 残業時間がリアルタイムで把握できる
- 36協定の管理がしやすくなる
- テレワークにも対応できる
給与計算の効率化
勤怠データが自動連携されれば、給与計算の手間も大幅に削減できます。
人材管理システムの導入
社員情報、評価、研修履歴などを一元管理できます。
人事システムは一度導入すると変更が大変です。将来の社員数増加も見据えて、拡張性のあるシステムを選びましょう。
総務部門のDX
備品管理のシステム化
Excelでの備品管理から、専用システムやクラウドサービスに移行します。バーコード管理にすると棚卸しも楽になります。
社内申請のワークフロー化
稟議書、休暇申請、出張申請など、紙の回覧をシステム化します。
効果：
- 承認の滞留がなくなる
- どこで止まっているかわかる
- 過去の申請を検索できる
- テレワークでも承認できる
問い合わせ対応の効率化
社内からの「○○の申請書はどこ？」「△△の手続きは？」といった問い合わせ。よくある質問をFAQにまとめたり、AIチャットボットで自動回答する方法があります。
社内向けのAIチャットボットを導入した企業では、総務への問い合わせが40%減ったという事例もあります。
バックオフィスDXの進め方
ステップ1：現状の把握
まず、各業務にどれくらいの時間がかかっているか把握します。
把握すべき項目：
- 作業時間（月間）
- 関わっている人数
- 使っているツール
- 困っていること
ステップ2：優先順位をつける
すべてを一度に変えることはできません。効果が大きく、始めやすいものから着手します。
ステップ3：ツールを選定・導入する
既存の業務フローをそのままシステム化するのではなく、ツールに合わせて業務を見直す発想も大切です。
ステップ4：効果を測定する
導入前後で作業時間やコストがどう変わったか測定します。
まとめ
バックオフィスDXは、地味ですが確実に効果が出る取り組みです。
まず始めやすいのは：
- 経費精算のシステム化
- 勤怠管理のクラウド化
- 社内申請のワークフロー化
これらは比較的安価なクラウドサービスで始められます。1つ成功したら、次の業務へ広げていきましょう。
よくある質問（記事のおさらい）
定型業務が多くシステム化・自動化との相性が抜群、全社員に関わるため波及効果が大きい、コスト削減効果を測りやすいという3つの理由があります。
請求書処理の電子化、経費精算のシステム化、月次決算の早期化が始めやすいです。月次決算が10日かかっていたのが3日で完了するようになった事例もあります。
勤怠管理のクラウド化、給与計算の効率化、人材管理システムの導入です。集計作業が自動化され、残業時間がリアルタイムで把握でき、テレワークにも対応できます。
備品管理のシステム化、社内申請のワークフロー化、問い合わせ対応の効率化です。AIチャットボット導入で総務への問い合わせが40%減った事例もあります。
経費精算のシステム化、勤怠管理のクラウド化、社内申請のワークフロー化の3つです。これらは比較的安価なクラウドサービスで始められ、確実に効果が出ます。
