「ChatGPTを使っていいのか分からない」「社員が勝手に使って問題が起きないか心配」
生成AIの業務利用が広がる中、社内ガイドラインの整備は急務です。ルールがないと、情報漏洩や著作権侵害のリスクがあります。
この記事では、中小企業向けに生成AI利用ガイドラインの作成方法を解説します。
ガイドラインが必要な理由
リスクを防ぐため
ガイドラインなしで生成AIを使うと、以下のリスクがあります。
| リスク | 具体例 |
|---|---|
| 情報漏洩 | 顧客情報・機密情報をAIに入力 |
| 著作権侵害 | AI生成物をそのまま商用利用 |
| 品質問題 | 誤った情報を外部に発信 |
| コンプライアンス | 業界規制への抵触 |
小さな会社でもガイドラインって必要ですか？
はい、会社の規模に関係なく必要です。むしろ小さな会社ほど、1件の情報漏洩や著作権問題が致命傷になりかねません。シンプルなもので構わないので、最低限のルールは決めておきましょう。
ガイドラインに含めるべき内容
1. 基本方針
記載すべき内容：
- 生成AI活用の目的（業務効率化、品質向上など）
- 対象となるAIツール（ChatGPT、Copilotなど）
- 基本的なスタンス（活用推進 or 制限的利用）
2. 利用可能な範囲
どの業務で使えるか：
- 文章の下書き作成 → ○
- アイデア出し・ブレスト → ○
- 翻訳・要約 → ○（確認必須）
- プログラミング支援 → ○（レビュー必須）
- 最終成果物として使用 → △（要確認）
3. 入力禁止情報
最も重要な項目です。以下の情報は絶対にAIに入力してはいけません。
入力禁止：
- 個人情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス等）
- 顧客情報（取引内容、契約情報等）
- 機密情報（未発表情報、財務情報、戦略等）
- パスワード・認証情報
- 他社から預かった機密情報
入力したデータはAIの学習に使われる可能性があります。一度入力した情報は取り消せません。特に無料版のAIサービスは注意が必要です。
4. 出力内容の取り扱い
確認ルール：
- 事実関係は必ず確認する
- 数字・データは原典に当たる
- 外部公開前に上長の承認を得る
- 法的リスクがある内容は法務に確認
表示ルール：
- AIを使用したことを明示するか
- クレジット表記の有無
5. 著作権・知的財産
AIが作った文章や画像は自由に使えるんですか？
注意が必要です。AI生成物の著作権は複雑で、完全にフリーとは言えません。特に画像生成AIは、学習元の画像に類似すると問題になる可能性があります。商用利用時は、各サービスの利用規約を確認し、必要に応じて独自性を加えてください。
ガイドラインに含める内容：
- 生成物の著作権の考え方
- 商用利用時の注意点
- 他者の著作物を入力しない
- 類似性チェックの方法
6. 禁止事項
明確に禁止すべきこと：
- 機密情報・個人情報の入力
- 虚偽情報の生成・拡散
- 差別的・攻撃的なコンテンツの生成
- 違法行為への利用
- 会社の許可なく有料サービスを契約
7. 責任と報告
責任者の明確化：
- ガイドラインの管理責任者
- 問い合わせ先
- 問題発生時の報告先
- 違反時の対応
ガイドラインのテンプレート
中小企業向けのシンプルなテンプレートを紹介します。
【生成AI利用ガイドライン】
1. 目的
本ガイドラインは、生成AI（ChatGPT、Copilot等）を業務で安全かつ効果的に活用するためのルールを定めます。
2. 対象者
当社の全従業員
3. 利用可能なAIサービス
- ChatGPT（Plus/Team）
- Microsoft Copilot
- Google Gemini
- その他、情報システム部門が許可したサービス
4. 入力禁止情報
以下の情報はAIに入力してはいけません。
- 個人情報
- 顧客情報
- 社外秘・機密情報
- パスワード・認証情報
5. 利用時のルール
- 出力内容は必ず事実確認を行う
- 外部公開する場合は上長の承認を得る
- 著作権に注意し、そのまま流用しない
6. 禁止事項
- 機密情報の入力
- 虚偽情報の作成・拡散
- 違法・不正な目的での利用
7. 問い合わせ・報告先
- 問い合わせ：情報システム部門
- 問題発生時：上長および情報システム部門に即時報告
このテンプレートを自社の状況に合わせて調整してください。業界特有の規制がある場合は追記し、シンプルすぎる場合は具体例を追加しましょう。
ガイドライン作成の手順
ステップ1：現状把握
- 社内でどのAIが使われているか調査
- どんな業務で使われているか確認
- 過去に問題が発生していないか確認
ステップ2：リスク洗い出し
- 自社にとってのリスクを特定
- 業界特有の規制を確認
- 優先度を決める
ステップ3：ドラフト作成
- テンプレートをベースに作成
- 法務・情報システム部門の確認
- 経営層の承認
ステップ4：周知・研修
- 全社員に周知
- 簡単な研修を実施
- 質問を受け付ける窓口を設置
ステップ5：運用・見直し
- 定期的に見直し（半年〜1年ごと）
- 新しいAIサービスへの対応
- インシデント発生時の改訂
一度作ったら終わりじゃないんですね。
そうです。AIの進化は速いので、ガイドラインも定期的に見直す必要があります。最低でも年1回、新しいサービスが登場したタイミングでも見直しましょう。
運用のポイント
シンプルに保つ
長すぎるガイドラインは読まれません。A4で2〜3ページ程度に収めましょう。
「禁止」だけでなく「推奨」も
「〜してはいけない」だけでなく、「〜の業務には積極的に活用してください」という推奨も入れると、活用が促進されます。
FAQ を用意
「こういう場合はどうすればいい？」という質問に答えるFAQを用意しておくと、問い合わせ対応の負担が減ります。
合同会社四次元では、ガイドライン作成の支援も行っています。
まとめ
生成AI利用ガイドラインの作成方法を解説しました。
ポイント：
- 入力禁止情報を明確に定める
- 出力内容の確認ルールを決める
- 著作権・知的財産に注意
- シンプルで読まれるガイドラインに
- 定期的に見直す
まずはシンプルなガイドラインから始め、運用しながら改善していきましょう。
よくある質問（記事のおさらい）
はい、会社の規模に関係なく必要です。むしろ小さな会社ほど、1件の情報漏洩や著作権問題が致命傷になりかねません。シンプルなもので構わないので、最低限のルールは決めておきましょう。
「入力禁止情報」の明確化が最も重要です。個人情報、顧客情報、機密情報などをAIに入力してはいけないことを明確にし、全社員に周知してください。
AI生成物の著作権は複雑で、完全にフリーとは言えません。特に画像生成AIは注意が必要です。商用利用時は各サービスの利用規約を確認し、必要に応じて独自性を加えてください。
最低でも年1回は見直しましょう。また、新しいAIサービスを導入するタイミングや、問題が発生した際にも見直しが必要です。
