「マニュアルを作りたいけど時間がない」「ベテランのノウハウが共有されていない」
多くの企業が抱えるナレッジ管理の課題。これを解決するのがAIを活用した文書作成です。
この記事では、AIでマニュアル・社内文書を効率的に作成する方法を解説します。
AIで作成できる社内文書
AIを活用して作成・効率化できる文書を整理します。
| 文書の種類 | AIの活用方法 |
|---|---|
| 業務マニュアル | 手順書の下書き作成 |
| FAQ | よくある質問と回答の整理 |
| 議事録 | 会議内容の文書化 |
| 研修資料 | 教育コンテンツの作成 |
| 社内報 | 記事のドラフト作成 |
| 規程・ガイドライン | テンプレート作成 |
AIで作ったマニュアルって、実用に耐えるんですか？
AIが作るのは「たたき台」です。ゼロから作るより圧倒的に早く、かつ抜け漏れを防げます。最終的には担当者が確認・修正することで、実用レベルのマニュアルが完成します。
マニュアル作成へのAI活用
ChatGPTでマニュアルを作成する方法
ChatGPTを使って業務マニュアルを作成する手順を紹介します。
ステップ1：業務の概要を入力
以下の業務のマニュアルを作成してください。
業務名：経費精算の申請
対象者：全従業員
使用システム：マネーフォワード経費
手順の概要：
1. 領収書を撮影
2. システムにアップロード
3. 必要事項を入力
4. 上長に申請
5. 承認後、経理が処理
ステップ2：AIが下書きを生成
AIが見出し、手順、注意点を含むマニュアルを生成します。
ステップ3：人間が確認・修正
会社固有のルール、画面キャプチャ、例外処理を追加して完成。
AIに入力する情報は具体的であるほど良い結果が得られます。「対象者は誰か」「どのシステムを使うか」「手順の概要」を明確に伝えましょう。
FAQの自動生成
カスタマーサポートへの問い合わせ履歴をAIに分析させ、FAQを自動生成することもできます。
既存の資料からマニュアルを作ることはできますか？
できます。既存の手順書、メール、チャットのやり取りをAIに読み込ませて「これを基にマニュアルを作成して」と指示すれば、整理されたマニュアルが生成されます。バラバラの情報を統合するのもAIは得意です。
ナレッジ管理へのAI活用
属人化したノウハウをAIで文書化
ベテラン社員へのインタビューを録音 → 文字起こし → AIが整理・文書化という流れで、暗黙知を形式知に変換できます。
手順：
- ベテラン社員に業務の進め方をヒアリング
- 録音を文字起こし（AI議事録ツール使用）
- 文字起こしをChatGPTに入力
- 「この内容をマニュアル形式に整理して」と指示
- 生成されたマニュアルを本人に確認してもらう
この方法で、ベテラン社員の退職前にノウハウを文書化し、後任者への引き継ぎをスムーズにした事例があります。
AIチャットボットでナレッジ検索
社内文書をAIに学習させ、チャットボットとして社員に提供。「○○の手順を教えて」と聞けば、関連するマニュアルを回答してくれます。
活用できるAIツール
マニュアル・文書作成に使えるツールを紹介します。
| ツール | 特徴 | 用途 |
|---|---|---|
| ChatGPT / Claude | 汎用的な文章生成 | あらゆる文書 |
| Notion AI | ドキュメント内でAI活用 | 社内Wiki |
| Gamma | プレゼン・資料作成 | 研修資料 |
| Scribe | 画面操作を自動記録 | 操作マニュアル |
| Tango | 手順書自動作成 | 操作マニュアル |
Scribe / Tangoについて
画面操作を録画すると、AIが自動でスクリーンショット付きの手順書を作成してくれるツールです。システムの操作マニュアル作成に非常に有効です。
画面を操作するだけでマニュアルができるんですか！
そうなんです。特にScribeは無料プランでも十分使えます。画面操作を録画 → 自動で手順書生成 → 必要に応じて編集。システムマニュアル作成の時間が90%削減されたという声もあります。
導入時の注意点
機密情報の取り扱い
社外のAIサービスに機密情報を入力しないよう注意。社内向けのマニュアルでも、個人情報や機密情報を含む場合は配慮が必要です。
最終確認は人間が行う
AIが生成した内容には誤りが含まれる可能性があります。特に業務マニュアルは、担当者が必ず確認してから公開してください。
更新のルールを決める
作成したマニュアルは、業務変更に合わせて更新が必要です。更新の担当者、頻度、方法をあらかじめ決めておきましょう。
合同会社四次元では、AI活用によるナレッジ管理の支援も行っています。
まとめ
AIによるマニュアル・社内文書作成について解説しました。
ポイント：
- AIでマニュアルの下書きを素早く作成
- 属人化したノウハウの文書化にも有効
- Scribe/Tangoで操作マニュアルを自動生成
- 最終確認は人間が行う
マニュアル作成の負担を軽減し、ナレッジの共有を進めましょう。
よくある質問（記事のおさらい）
業務マニュアル、FAQ、研修資料、議事録、規程類など幅広い文書に対応できます。AIが下書きを作成し、人間が確認・修正して完成させます。
ScribeやTangoを使えば、画面操作を録画するだけでスクリーンショット付きの手順書が自動生成されます。システムマニュアル作成の時間を大幅に削減できます。
可能です。ベテラン社員へのインタビューを録音 → 文字起こし → AIで整理・文書化という流れで、暗黙知をマニュアル化できます。
AIが作るのは「たたき台」です。会社固有のルールや例外処理を追加し、担当者が確認・修正してから使用してください。特に業務マニュアルは必ず確認が必要です。
